Datenverluste sind allgegenwärtig. In manchen Fällen kann eine Wiederbeschaffung gelingen, in anderen wiederum nicht. Aber soweit muss es gar nicht kommen, denn es gibt verschiedene Mittel zur Vorbeugung. In dieser Artikelserie, bestehend aus vier Teilen, beschäftigen wir uns mit Datensicherung.

Teil 1: Datenverlust - Wo lauern überhaupt die Gefahren?

Teil 2: Welche Techniken gibt es zur Datensicherung?

Teil 3: Wie funktioniert die 3-2-1 Back-up-Strategie?

Teil 4: Und wenn es zu spät ist, wie können Daten gerettet werden?

Welche Techniken gibt es zur Datensicherung?

In der heutigen Zeit stehen zum Glück verschiedene Mittel zur Auswahl, um einzeln oder auch kombiniert relativ sicher gegen Datenverlust vorbeugen zu können. In diesem Teil unserer Artikelserie sehen wir uns einzelne Methoden an und beschäftigen uns mit ihrem Nutzen bzw. ihren Vor- und Nachteilen.

Ob Daten bestimmte Katastrophen am Ende überleben können, hängt davon ab, mit welchen Mitteln diese vorher gesichert wurden. Dabei kommt es nicht nur auf die Anwendung bestimmter Mittel an, sondern auch darauf, ob wir Anwender bereit sind, gewissen Aufwand dafür zu betreiben. Im Folgenden werden mehrere Methoden vorgestellt, mit diesen eine Sicherung von Daten gelingen kann:

Back-up ganz klassisch auf einem externen Datenträger

Die beliebteste Variante, um Daten zu sichern, ist die Sicherungskopie auf einem externen Datenträger. Dieser könnte bspw. ein USB-Stick sein, oder eine externe Festplatte. Aber auch optische Datenträger, wie CDs, DVDs, oder BDs bieten sich für regelmäßige Datensicherungen an.

Diese Methode bietet gleich mehrere Vorteile: Alle Daten sind gesichert, auch wenn Anwender auf ihren Computern versehentlich Daten löschen, oder durch fehlerhafte Software Daten verlieren. Der Computer könnte sogar vollständig kaputt gehen, ohne dass dabei wirklich Daten verloren gehen würden. Sollte der Computer mal mit Viren befallen werden, würden alle Daten sicher bleiben, solange der externe Datenträger nicht an diesen angeschlossen wird. Wird der externe Datenträger auch außerhalb des eignen Hauses aufbewahrt, können alle Daten darauf selbst Wasserschäden oder Brände überleben.

Der Nachteil dieser Methode ist aber wiederum, dass Anwender regelmäßigen Aufwand betreiben müssen, um immer eine aktuelle Sicherungskopie aller Daten zu haben. Dies könnte auf Dauer jedoch ganz lästig werden. Abhängig davon, in welchem zeitlichen Abstand eine Datensicherung regelmäßig durchgeführt wird, kann trotzdem ein gewisses Risiko bestehen, dass neue und noch nicht gesicherte Daten verloren gehen. Wenn die zu sichernde Datenmenge groß ist, würde der zeitliche Aufwand pro Sicherungsvorgang dementsprechend hoch ausfallen.

RAID als Hilfsmittel für Back-up

RAID-Systeme können ebenfalls in gewisser Weise gegen Datenverlust vorbeugen. Durch die Kombination mehrerer physischer Datenträger zu einer logischen wird dabei eine gewisse Redundanz erzeugt, die bis zu einem bestimmten Grad Sicherheit vor einem Ausfall bietet. Hierbei eignen sich am meisten die RAID-Level 1, 5 und 6 bzw. die Kombinationen davon sowie RAID-Level 10. RAID-Level 0 bietet keine Datensicherheit.

Der Vorteil dieses Systems ist, dass mindestens ein beliebiger Datenträger kaputt gehen kann, ohne dass dabei alle Daten verloren gehen. Das RAID-System arbeitet dabei voll automatisch und Anwender müssen für die Erzeugung der Redundanz keinen zusätzlichen Aufwand betreiben.

Wovor RAID-Systeme jedoch nicht schützen können, sind immer noch die Datenverluste durch menschliches Versagen oder durch Software-Fehler. Auch vor einem Virenbefall, vor Wasser- oder Brandschäden schützen derartige Systeme nicht. Je nachdem, wie ein RAID-System konstruiert wird, können hierbei hohe Kosten entstehen und es stünde nicht der gesamte Datenspeicher zu Verfügung, der eingekauft wurde. Wenn in einem RAID zu viele Datenträger ausfallen, sind alle Daten verloren, auch auf den Datenträgern, die noch intakt sind.

Back-up in der Cloud

In unserer heutigen Zeit, wo schnelle Breitbandzugänge vorhanden sind, bieten natürlich auch Clouddienste die Möglichkeit an, Daten zu sichern. Hierbei wären Microsoft's OneDrive oder auch Google's Google Drive als Beispiele zu erwähnen.

Ein großer Vorteil dieser Clouddienste ist es, dass Daten vor nahezu jeder erdenklichen Gefahr gesichert sind. Egal, ob ein Anwender auf seinem Computer eine Datei einfach nur versehentlich gelöscht hat, oder ob sein ganzes Haus am Ende niedergebrannt ist, auf seine Daten in der Cloud kann er nach wie vor zugreifen. Solange ein Internetzugang vorhanden ist, kann von jedem Ort auf der Welt aus auf diese zugegriffen werden.

Ein wiederum großer Nachteil dieser Clouddienste ist es aber, dass der Datenschutz nicht immer gewährleistet ist. Anwender können nie sichergehen, dass Ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen Dritter geschützt bleiben. Insbesondere die Cloudanbieter selbst könnten die Privatsphäre ihrer Nutzer verletzen. In den Fällen, wo große Datenmengen gesichert werden müssten, würden für zusätzlichen Speicher regelmäßige Kosten beim Cloudanbieter anfallen und ein Upload wurde zeitlich entsprechend viel länger dauern.

Am 3. August 1984 wurde in Deutschland die allererste E-Mail empfangen. Verschickt worden war sie einen Tag zuvor in den Vereinigten Staaten von Amerika. Was damals über ein Vorläufersystem des Internets im Rahmen einer Kooperation zwischen amerikanischen und deutschen Universitäten verschickt wurde, hat bis zum heutigen Tag die Arbeitsweise der meisten Firmen revolutioniert. Was früher per Post und Telegramm mehrere Tage dauern konnte, wird heute in Sekundenbruchteilen abgearbeitet.

Während die E-Mail im Arbeits- und Privatleben mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, stellen mit der schieren Masse an versandten und empfangenen Mails immer größere Herausforderungen. Um diesen Datenmengen Herr zu werden gibt es einige ganze Reihe an Möglichkeiten, wie man diese archivieren kann. Dabei gilt es aber einiges zu beachten.

Wozu benötigt man eine E-Mail-Archivierung?

Seit die E-Mail die meisten anderen Kommunikationsplattformen wie Telefon, Fax und Post überholt hat, ist sie für die meisten Firmen absolut unabdingbar geworden. Jährlich werden Milliarden von Mails verschickt und mit ihnen Dokumente, Medien, Rechnungen und weiter Anhänge mehr. Diese sensiblen Dateien müssen alleine schon aus rechtlichen und steuerlichen Gründen regelmäßig und lückenlos archiviert werden.

Weiterhin sieht die Rechtslage in Deutschland vor, dass diese Daten manipulationssicher abgespeichert werden müssen. Das heißt, dass die enthaltenen Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden dürfen. Ähnliches gilt bereits für nicht-digitale Dokumente wie Rechnungen oder Urkunden.

Daneben gibt es auch rein praktische Gründe. So werden die Inhalte der E-Mails durch eine Archivierung vor Verlust geschützt. Die Archivierung dient also der Datensicherung. Über die verschiedenen Möglichkeiten einer Datensicherung im Allgemeinen können Sie in unserem Artikel dazu nachlesen.

Desweiteren kann durch eine Archivierung die Belastung des E-Mail-Servers reduziert werden, was gerade in großen Unternehmen mit einer enormen Anzahl an E-Mail-Accounts und versandten Nachrichten relevant ist.

Welche Arten der E-Mail-Archivierung gibt es und was unterscheidet sie?

Grundlegend kann man zwei Arten der Archivierung unterscheiden: die serverseitige und die clientseitige.

Bei ersterer Variante werden sämtliche eingehenden und ausgehenden Mails automatisiert archiviert. Dadurch werden sämtliche Mails und Dokumente manipulationssicher in das Archiv übertragen. Damit im Archiv selbst keine Manipulationen mehr möglich sind, müssen hierfür allerdings weitere Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Diese Methode hat einen relativ hohen Speicherbedarf, weshalb eine gute Sortierung der Mails unabdingbar ist, damit beispielsweise keine großen Mengen an Spam-Mails mit archiviert werden.

Wichtig hierbei ist ein gut funktionierender Spamfilter, um zu verhindern, dass wichtige Daten aus Versehen gelöscht werden, die ungewollt als Spam markiert worden sind. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass keine Mails archiviert werden, die aus rechtlichen Gründen nicht in das Archiv integriert werden dürfen. Dies ist aus datenschutztechnischen Gründen bei privaten E-Mails der Fall. Für diese Anforderungen werden meist serverseitige Konzepte angewandt, den Inhalt der Mails nach definierten Regeln analysieren und filtern, bevor sie archiviert werden. Diese Konzepte sind durch Softwarelösungen sehr gut an die individuellen Anforderungen der Firmen oder Privatpersonen anpassbar.

Ein weiterer Vorteil der serverseitigen Archivierung ist, dass das Suchen nach oder in älteren E-Mails nicht mehr über den E-Mail-Server laufen, sondern direkt im Archiv abgewickelt werden kann.

Die clientseitige Archivierung hingegen findet nicht automatisiert statt, sondern wird durch den Anwender direkt gesteuert. Dabei sortiert der User die E-Mails selbst und verschiebt sie manuell in das jeweilige Archiv. Dadurch bietet diese Methode einen hohen Grad an Flexibilität, allerdings birgt sie auch die Gefahr, dass relevante Mails aus Versehen archiviert oder gelöscht werden. Hierbei ist das menschliche Fehlerpotenzial recht hoch, während bei der serverseitigen Archivierung eher systematische Fehler auftreten können.

Gerade im geschäftlichen Bereich und bei großen Datenmengen ist also eine serverseitige Archivierung zu empfehlen, da hierbei einerseits Fehlerquellen minimiert werden und zum anderen eine rechtssichere Archivierung gewährleistet werden kann.

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an Anbietern, die verschiedene Varianten der E-Mail-Archivierung anbieten. Application Service Provider (ASP) beispielsweise bieten E-Mail-Datenmanegement-Funktionen an, die keinerlei clientseitigen Programme erfordern und ausschließlich serverseitig arbeiten.

Stand-Alone-Lösungen hingegen sind Anwendungen, die sowohl client- oder serverseitig arbeiten können. Hierbei kann entweder der Anwender selbst entscheiden, welche E-Mails wie archiviert werden sollen oder er gibt Einstellungen vor, die dann vom Programm automatisiert befolgt werden.

Neben diesen Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung gibt es auch einige Lösungen, die von Anbietern stammen, die bereits Dokumentmanagementsysteme oder CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) vertreiben. Diese Systeme arbeiten im Vergleich zu ASP-Lösungen umfangreicher und werden über eine clientseitige Anwendung verwaltet.

Isolierte Archivierung vs. E-Mail-Management

Die rein isolierte Archivierung von E-Mails steht immer wieder in der Kritik, da Bezüge zu anderen, relevanten Informationen oft nicht gewährleistet werden können. So sind die Inhalte von Geschäfts-E-Mails oft abhängig von vorausgegangen Besprechungen, die in einem Protokoll festgehalten worden sind. Da dieses Protokoll im Normalfall aber nicht immer im Anhang steht (bei größeren und längeren Projekten würde das den Umfang von Anhängen weit überschreiten), stehen die E-Mails für sich alleine und können nicht ausreichend in das Gesamtnetz an Informationen innerhalb einer Firma integriert werden.

Deshalb setzt sich immer das sogenannte E-Mail-Management durch, das den Sachzusammenhang zwischen den E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten herstellen kann. Bei diesem Verfahren werden die Mails nicht in Abhängigkeit ihrer Form abgespeichert, sondern erfüllen auch andere Kriterien, beispielsweise die Speicherung nach Nutzen oder Rechtscharakter.

In diesen Managementsystemen werden die Mails an ein elektronisches Archivsystem übergeben, in der auch andere Datensätze (beispielsweise Besprechungsprotokolle) unter einem gemeinsamen Index („Tag“) gespeichert sind. Dadurch werden elektronische Akten erstellt, die ähnlich ihren haptischen Pendants funktionieren und verschiedenste Dokumente und Informationen enthalten können.

E-Mail-Archivierung und das Postgeheimnis

Aus rechtlicher Sicht gilt das Postgeheimnis auch für die elektronische Form von Briefen, also die E-Mails. Ein steuerlich relevantes Dokument (beispielsweise eine Rechnung) muss also auch in digitaler Form genauso dokumentiert und gesichert werden wie ein ausgedrucktes. Dies bedeutet, dass folgende Punkte erfüllt werden müssen:

• jedes elektronische Dokument muss rückholbar abgespeichert werden
• die Integrität der Daten muss geprüft und dokumentiert werden
• das Dokument muss auf einem Medium gespeichert werden, das nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt
• der Eingang der steuerlich relevanten Daten und deren weitere Verarbeitung sowie Archivierung müssen protokolliert werden
• die Systeme der Übertragung, Archivierung und Konvertierung müssen den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) entsprechen

Die archivierten E-Mails müssen dabei zu jeder Zeit erreichbar sein (beispielsweise bei einer Betriebsprüfung). Zu beachten ist, dass private E-Mails nicht automatisch archiviert werden dürfen, da dies gegen das Postgeheimnis (Grundrecht, Artikel 10) verstoßen würde. Hierfür können seitens des Arbeitgebers entweder ein allgemeines Verbot privater E-Mails eingeführt werden oder eine anderweitige vertragliche Vereinbarung dieses Problem lösen.

Probleme mit ihrer Archivierung? Wir helfen gerne!

Sollten Sie Hilfe bei Ihrer E-Mail-Archivierung oder generell bei einer Datensicherung benötigen, können Sie sich gerne jederzeit bei uns telefonisch oder per Mail melden und gemeinsam lösen wir Ihr Anliegen oder Problem!

Folgende Leistungen bieten wir Ihnen im Bereich der Datensicherung jederzeit an:

• Datenbackups
• Komplettbackups
• E-Mail-Archivierung

Sämtliche Vorgänge werden von unseren zertifizierten IT-Profis durchgeführt.

Sie brauchen für Ihr Unternehmen eine eigens für Sie zugeschnittene Software-Lösung im Bereich der E-Mail-Archivierung? Kein Problem! Wir beraten Sie gerne über die bestehenden Möglichkeiten.