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Datenverluste sind allgegenwärtig. In manchen Fällen kann eine Wiederbeschaffung gelingen, in anderen wiederum nicht. Aber soweit muss es gar nicht kommen, denn es gibt verschiedene Mittel zur Vorbeugung. In dieser Artikelserie, bestehend aus vier Teilen, beschäftigen wir uns mit Datensicherung.

Teil 1: Datenverlust - Wo lauern überhaupt die Gefahren?

Teil 2: Welche Techniken gibt es zur Datensicherung?

Teil 3: Wie funktioniert die 3-2-1 Back-up-Strategie?

Teil 4: Und wenn es zu spät ist, wie können Daten gerettet werden?

Datenverlust - Wo lauern überhaupt die Gefahren?

Datenverluste können manchmal nur bedauerlich, manchmal aber auch existenzbedrohend sein. Man denke als Beispiel an einen freiberuflich tätigen Grafiker, der seine Arbeit ausschließlich nur auf einem Computer verrichtet. Denkt dieser aber nie an regelmäßige Sicherungskopien, könnte ihn eines Tages eine Katastrophe wachrütteln. Wenn alle Daten nämlich erst mal weg sind und dieser seine Arbeit nicht mehr machen kann, könnten seine Auftraggeber als Folge alle Aufträge wieder zurückziehen. Möglicherweise würden sie sogar eine Vertragsstrafe einfordern, weil Termine nicht rechtzeitig eingehalten wurden. Und das ist nur ein denkbares Szenario, das in Folge eines Datenverlustes eintreten kann.

Wie aber kann Datenverlust überhaupt eintreten? Sehen wir uns nachfolgend mal einige Möglichkeiten an:

Datenverlust durch menschliches Versagen

Klassischerweise gehen Daten dadurch verloren. dass eine Datei versehentlich gelöscht, oder eine Festplatte versehentlich formatiert wird. Aber auch andere Formen von Datenverlust können eintreten, z. B. dadurch, dass unachtsamen Nutzern ihre Festplatten auf den Boden fallen, oder sie ein Getränk über ihre Laptops verschütten. Smartphones, Tablets und USB-Sticks können nicht nur Flüssigkeiten ausgesetzt werden, sie können auch einfach nur unauffindbar verloren gehen.

Datenverlust durch Softwarefehler

Software und insbesondere auch Betriebssysteme können ebenfalls eine Ursache für Datenverlust darstellen. Man denke bspw. an das Windows 10 Upgrade 1809. Nach einer Aktualisierung waren die Inhalte der Ordner "Dokumente" sowie "Bilder" unter "Eigene Dateien" verschwunden. Als Folge stoppte Microsoft die Auslieferung dieses Upgrades temporär, um weitere Schäden zu vermeiden.

Ein weiteres Beispiel ist die fehlerhafte Firmware einer Netzwerkspeichereinheit von QNAP, welche im August 2017 ausgebessert wurde. Entgegen der Regel sind bei einem RAID 5 Datenverluste eingetreten, obwohl nur eine Festplatte ausgefallen war.

Datenverlust durch Hardwaredefekte

Wie alle physischen Gegenstände in unserem Leben, unterliegen selbstverständlich auch unsere Computer bzw. unsere Datenträger einem gewissen Verschleiß. Dieser kann ebenfalls am Ende dazu führen, dass Daten verloren gehen. Bspw. dadurch, indem eine Festplatte einfach kaputt geht. Auch unsere Flashspeichermedien halten nicht unbegrenzt. Diese sind aus einem Material hergestellt, welche eine zwar sehr hohe, aber auch nur begrenzte Anzahl an Lese- bzw. Schreibvorgänge zulässt.

Eine weitere Gefahrenquelle ist potenziell auch die Stromzufuhr, denn nicht wenig Hardware geht dadurch kaputt, weil sie überspannt wird. Auch ab Werk können Hardware wegen Produktions- oder Konstruktionsfehler Defekte haben.

Datenverlust durch Virenbefall

Viren und Trojaner waren gerade in der jüngeren Vergangenheit viel Ursache für Datenverluste. Im März 2016 machte bspw. KeRanger die Runde, im Mai 2017 dann WannaCry. Bei diesen Exemplaren handelt es sich um sog. "Kryptotrojaner", die sämtliche Dateien verschlüsseln, nachdem sie auf einen Computer gelangt sind. Im Anschluss daran erpressen sie vom Anwender Lösegeld und drohen mit endgültiger Löschung aller Daten, sollte dieser nicht bezahlen.

Datenverlust durch Umwelteinflüsse

Einflüsse durch die Umwelt können ebenfalls am Ende zu Datenverlust führen. Dabei muss ein Computer noch nicht einmal eingeschaltet sein. Stellen Sie sich vor, durch einen Rohrbruch erleiden Sie ausgerechnet in dem Raum einen Wasserschaden, in dem Ihre Arbeitsgeräte liegen. Oder in Ihrem Raum fängt irgendein Gerät Feuer wegen eines Kurzschlusses. Brände, Wasserschäden, Blitzeinschläge, zu hohe oder zu niedrige Temperaturen oder auch Erdbeben in manchen Regionen können zu verheerenden Datenverlusten führen.

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Am 3. August 1984 wurde in Deutschland die allererste E-Mail empfangen. Verschickt worden war sie einen Tag zuvor in den Vereinigten Staaten von Amerika. Was damals über ein Vorläufersystem des Internets im Rahmen einer Kooperation zwischen amerikanischen und deutschen Universitäten verschickt wurde, hat bis zum heutigen Tag die Arbeitsweise der meisten Firmen revolutioniert. Was früher per Post und Telegramm mehrere Tage dauern konnte, wird heute in Sekundenbruchteilen abgearbeitet.

Während die E-Mail im Arbeits- und Privatleben mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, stellen mit der schieren Masse an versandten und empfangenen Mails immer größere Herausforderungen. Um diesen Datenmengen Herr zu werden gibt es einige ganze Reihe an Möglichkeiten, wie man diese archivieren kann. Dabei gilt es aber einiges zu beachten.

Wozu benötigt man eine E-Mail-Archivierung?

Seit die E-Mail die meisten anderen Kommunikationsplattformen wie Telefon, Fax und Post überholt hat, ist sie für die meisten Firmen absolut unabdingbar geworden. Jährlich werden Milliarden von Mails verschickt und mit ihnen Dokumente, Medien, Rechnungen und weiter Anhänge mehr. Diese sensiblen Dateien müssen alleine schon aus rechtlichen und steuerlichen Gründen regelmäßig und lückenlos archiviert werden.

Weiterhin sieht die Rechtslage in Deutschland vor, dass diese Daten manipulationssicher abgespeichert werden müssen. Das heißt, dass die enthaltenen Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden dürfen. Ähnliches gilt bereits für nicht-digitale Dokumente wie Rechnungen oder Urkunden.

Daneben gibt es auch rein praktische Gründe. So werden die Inhalte der E-Mails durch eine Archivierung vor Verlust geschützt. Die Archivierung dient also der Datensicherung. Über die verschiedenen Möglichkeiten einer Datensicherung im Allgemeinen können Sie in unserem Artikel dazu nachlesen.

Desweiteren kann durch eine Archivierung die Belastung des E-Mail-Servers reduziert werden, was gerade in großen Unternehmen mit einer enormen Anzahl an E-Mail-Accounts und versandten Nachrichten relevant ist.

Welche Arten der E-Mail-Archivierung gibt es und was unterscheidet sie?

Grundlegend kann man zwei Arten der Archivierung unterscheiden: die serverseitige und die clientseitige.

Bei ersterer Variante werden sämtliche eingehenden und ausgehenden Mails automatisiert archiviert. Dadurch werden sämtliche Mails und Dokumente manipulationssicher in das Archiv übertragen. Damit im Archiv selbst keine Manipulationen mehr möglich sind, müssen hierfür allerdings weitere Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Diese Methode hat einen relativ hohen Speicherbedarf, weshalb eine gute Sortierung der Mails unabdingbar ist, damit beispielsweise keine großen Mengen an Spam-Mails mit archiviert werden.

Wichtig hierbei ist ein gut funktionierender Spamfilter, um zu verhindern, dass wichtige Daten aus Versehen gelöscht werden, die ungewollt als Spam markiert worden sind. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass keine Mails archiviert werden, die aus rechtlichen Gründen nicht in das Archiv integriert werden dürfen. Dies ist aus datenschutztechnischen Gründen bei privaten E-Mails der Fall. Für diese Anforderungen werden meist serverseitige Konzepte angewandt, den Inhalt der Mails nach definierten Regeln analysieren und filtern, bevor sie archiviert werden. Diese Konzepte sind durch Softwarelösungen sehr gut an die individuellen Anforderungen der Firmen oder Privatpersonen anpassbar.

Ein weiterer Vorteil der serverseitigen Archivierung ist, dass das Suchen nach oder in älteren E-Mails nicht mehr über den E-Mail-Server laufen, sondern direkt im Archiv abgewickelt werden kann.

Die clientseitige Archivierung hingegen findet nicht automatisiert statt, sondern wird durch den Anwender direkt gesteuert. Dabei sortiert der User die E-Mails selbst und verschiebt sie manuell in das jeweilige Archiv. Dadurch bietet diese Methode einen hohen Grad an Flexibilität, allerdings birgt sie auch die Gefahr, dass relevante Mails aus Versehen archiviert oder gelöscht werden. Hierbei ist das menschliche Fehlerpotenzial recht hoch, während bei der serverseitigen Archivierung eher systematische Fehler auftreten können.

Gerade im geschäftlichen Bereich und bei großen Datenmengen ist also eine serverseitige Archivierung zu empfehlen, da hierbei einerseits Fehlerquellen minimiert werden und zum anderen eine rechtssichere Archivierung gewährleistet werden kann.

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an Anbietern, die verschiedene Varianten der E-Mail-Archivierung anbieten. Application Service Provider (ASP) beispielsweise bieten E-Mail-Datenmanegement-Funktionen an, die keinerlei clientseitigen Programme erfordern und ausschließlich serverseitig arbeiten.

Stand-Alone-Lösungen hingegen sind Anwendungen, die sowohl client- oder serverseitig arbeiten können. Hierbei kann entweder der Anwender selbst entscheiden, welche E-Mails wie archiviert werden sollen oder er gibt Einstellungen vor, die dann vom Programm automatisiert befolgt werden.

Neben diesen Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung gibt es auch einige Lösungen, die von Anbietern stammen, die bereits Dokumentmanagementsysteme oder CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) vertreiben. Diese Systeme arbeiten im Vergleich zu ASP-Lösungen umfangreicher und werden über eine clientseitige Anwendung verwaltet.

Isolierte Archivierung vs. E-Mail-Management

Die rein isolierte Archivierung von E-Mails steht immer wieder in der Kritik, da Bezüge zu anderen, relevanten Informationen oft nicht gewährleistet werden können. So sind die Inhalte von Geschäfts-E-Mails oft abhängig von vorausgegangen Besprechungen, die in einem Protokoll festgehalten worden sind. Da dieses Protokoll im Normalfall aber nicht immer im Anhang steht (bei größeren und längeren Projekten würde das den Umfang von Anhängen weit überschreiten), stehen die E-Mails für sich alleine und können nicht ausreichend in das Gesamtnetz an Informationen innerhalb einer Firma integriert werden.

Deshalb setzt sich immer das sogenannte E-Mail-Management durch, das den Sachzusammenhang zwischen den E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten herstellen kann. Bei diesem Verfahren werden die Mails nicht in Abhängigkeit ihrer Form abgespeichert, sondern erfüllen auch andere Kriterien, beispielsweise die Speicherung nach Nutzen oder Rechtscharakter.

In diesen Managementsystemen werden die Mails an ein elektronisches Archivsystem übergeben, in der auch andere Datensätze (beispielsweise Besprechungsprotokolle) unter einem gemeinsamen Index („Tag“) gespeichert sind. Dadurch werden elektronische Akten erstellt, die ähnlich ihren haptischen Pendants funktionieren und verschiedenste Dokumente und Informationen enthalten können.

E-Mail-Archivierung und das Postgeheimnis

Aus rechtlicher Sicht gilt das Postgeheimnis auch für die elektronische Form von Briefen, also die E-Mails. Ein steuerlich relevantes Dokument (beispielsweise eine Rechnung) muss also auch in digitaler Form genauso dokumentiert und gesichert werden wie ein ausgedrucktes. Dies bedeutet, dass folgende Punkte erfüllt werden müssen:

• jedes elektronische Dokument muss rückholbar abgespeichert werden
• die Integrität der Daten muss geprüft und dokumentiert werden
• das Dokument muss auf einem Medium gespeichert werden, das nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt
• der Eingang der steuerlich relevanten Daten und deren weitere Verarbeitung sowie Archivierung müssen protokolliert werden
• die Systeme der Übertragung, Archivierung und Konvertierung müssen den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) entsprechen

Die archivierten E-Mails müssen dabei zu jeder Zeit erreichbar sein (beispielsweise bei einer Betriebsprüfung). Zu beachten ist, dass private E-Mails nicht automatisch archiviert werden dürfen, da dies gegen das Postgeheimnis (Grundrecht, Artikel 10) verstoßen würde. Hierfür können seitens des Arbeitgebers entweder ein allgemeines Verbot privater E-Mails eingeführt werden oder eine anderweitige vertragliche Vereinbarung dieses Problem lösen.

Probleme mit ihrer Archivierung? Wir helfen gerne!

Sollten Sie Hilfe bei Ihrer E-Mail-Archivierung oder generell bei einer Datensicherung benötigen, können Sie sich gerne jederzeit bei uns telefonisch oder per Mail melden und gemeinsam lösen wir Ihr Anliegen oder Problem!

Folgende Leistungen bieten wir Ihnen im Bereich der Datensicherung jederzeit an:

• Datenbackups
• Komplettbackups
• E-Mail-Archivierung

Sämtliche Vorgänge werden von unseren zertifizierten IT-Profis durchgeführt.

Sie brauchen für Ihr Unternehmen eine eigens für Sie zugeschnittene Software-Lösung im Bereich der E-Mail-Archivierung? Kein Problem! Wir beraten Sie gerne über die bestehenden Möglichkeiten.