Der teuerste Teil vieler App-Projekte steht in keinem Angebot: die offenen Fragen. Alles, was beim Start unklar ist, wird später geklärt – als Änderung, als Nachtrag, als zähe Diskussion mitten im Projekt. Die gute Nachricht: Du brauchst weder ein Lastenheft noch technisches Vorwissen, um gut vorbereitet in ein Erstgespräch zu gehen. Sieben Punkte reichen, und die schaffst du an einem Nachmittag – mit Zettel und Stift. Sie gelten übrigens unabhängig davon, mit wem du sprichst: mit uns, mit einer anderen Agentur oder mit einem Freelancer.
1. Der Kernnutzen in einem Satz
Beantworte die eine Frage: Welche eine Aufgabe löst die App? Nicht drei Aufgaben, nicht „alles rund um…“ – eine. Zum Beispiel in der Form: „Die App sorgt dafür, dass [wer] [was] schneller/einfacher/verlässlicher erledigen kann.“
Wenn dir das schwerfällt, ist das kein Scheitern, sondern ein wertvoller Befund: Dann ist die Idee noch zu breit, und genau daran würde auch ein Entwicklungsteam als Erstes arbeiten müssen – auf deine Rechnung. Ein Satz, an dem du eine Stunde gefeilt hast, spart später Wochen.
2. Zielgruppe: wer, in welcher Situation
„Alle, die ein Smartphone haben“ ist keine Zielgruppe. Hilfreich wird es, wenn du eine konkrete Person in einer konkreten Situation beschreiben kannst – etwa: Monteure, die auf der Leiter stehen und nur eine Hand frei haben. Oder: Kundinnen, die abends auf dem Sofa in zwei Minuten einen Termin buchen wollen.
Die Situation ist dabei wichtiger als die Demografie, denn sie entscheidet über das Design: Einhandbedienung, große Tasten, Offline-Fähigkeit, Geschwindigkeit – all das folgt aus der Situation, nicht aus dem Alter der Nutzer.
3. Die drei bis fünf wichtigsten Abläufe
Kein Pflichtenheft, keine Diagramme – einfache Stichpunkte genügen, ein Ablauf pro Zeile:
- Nutzer öffnet die App › sieht seine offenen Aufträge › hakt einen ab
- Kundin wählt eine Leistung › sucht einen Termin aus › bekommt eine Bestätigung
- Teammitglied fotografiert einen Beleg › ergänzt zwei Angaben › reicht ihn ein
Drei bis fünf solcher Zeilen sagen einem erfahrenen Team mehr über den Aufwand als zwanzig Seiten Prosa. Und du merkst beim Aufschreiben selbst, welche Abläufe wirklich zählen – und welche nur nette Ideen sind.
4. Was es schon gibt
Sammle einmal ehrlich zusammen, was bereits existiert:
- Website und Marke: Gibt es ein Logo, Farben, eine Schrift? Dann muss kein Design bei null anfangen.
- Kundendaten: Wo liegen sie heute – in einer Software, in Excel, auf Papier? Müssen sie in die App?
- Systeme, an die die App andocken muss: Warenwirtschaft, Kalender, Buchhaltung, Kassensystem, CRM. Jede dieser Schnittstellen bringt eigenen Aufwand mit – wer sie im Erstgespräch nennt, bekommt ein Angebot, das hinterher noch stimmt. Wer sie erst im Projekt erwähnt, bekommt die teuerste Sorte Überraschung.
Du musst dafür nichts technisch bewerten können. Es reicht, die Namen der Systeme zu kennen und zu wissen, wofür ihr sie nutzt.
5. Den Budget-Rahmen ehrlich klären
Viele Interessenten nennen ungern eine Zahl, aus Sorge, dann genau diese Zahl zu bezahlen. Verständlich – aber ohne Rahmen kann dir niemand den passenden Zuschnitt vorschlagen, und du bekommst entweder ein zu großes oder ein zu vorsichtiges Angebot.
Der bessere Weg: Verschaffe dir vorab selbst eine Größenordnung. Bei uns sind die Zahlen offen einsehbar – auf der Preis-Seite stehen die Starter-App zum Festpreis von 9.900 € und komplett durchgerechnete Beispielprojekte, und der App-Kosten-Rechner rechnet deine eigene Konfiguration in zwei Minuten durch. Ein typisches App-Projekt mit beiden Plattformen, eigenem Design und Cloud-Backend liegt bei 33.000 bis 56.000 €. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen.
Mit so einer Spanne im Kopf gehst du in jedes Gespräch souveräner – auch anderswo.
6. Was NICHT in Version 1 muss
Dieser Punkt spart am meisten Geld. Schreibe neben deine Wunschliste eine zweite Liste: alles, was Version 1 nicht braucht. Mehrsprachigkeit, Admin-Dashboard, Chat, das dritte Login-Verfahren – vieles davon ist später sinnvoll, aber am Anfang nur Ballast, der Budget und Zeitplan aufbläht.
Die Streichliste ist kein Verzicht, sondern eine Reihenfolge: Was echte Nutzer nach dem Start vermissen, baust du nach – auf Basis von Daten statt Vermutungen. Warum das so gut funktioniert, erklärt unser Artikel „Das MVP-Prinzip: Weniger App, mehr Erfolg“.
7. Entscheider und Zeitfenster
Zwei kurze Fragen, die Projekte oft mehr verzögern als jede Technik:
- Wer entscheidet mit? Geschäftsführung, Gesellschafter, IT, Betriebsrat? Je früher alle Entscheider das Vorhaben kennen, desto seltener platzt ein fertig verhandeltes Angebot in letzter Minute.
- Gibt es ein Zeitfenster? Eine Messe, ein Saisonstart, ein auslaufendes Altsystem? Zur Einordnung: Eine Starter-App dauert bei uns in der Regel 4–6 Wochen, ein typisches Projekt 10–16 Wochen – plus die Zeit für Angebot und Store-Freigabe. Wer im Oktober zur Messe im November launchen will, spricht besser im Sommer mit einer Agentur.
Warum sich das auszahlt – bei jeder Agentur
Hier die ehrliche Einordnung: Diese Vorbereitung nützt nicht in erster Linie uns, sondern dir. Ein Anbieter, der Kernnutzen, Abläufe und Schnittstellen kennt, muss weniger Annahmen treffen – und Annahmen werden in Angeboten immer mit Sicherheitspuffern bepreist. Wer gut vorbereitet anfragt, bekommt schnellere, schärfere und verlässlichere Angebote. Das gilt bei uns genauso wie bei jedem seriösen Wettbewerber.
Und die Angebote, die du dann bekommst, kannst du besser vergleichen – worauf du dabei achten solltest, steht in „Woran du ein seriöses App-Angebot erkennst“. Falls du noch überlegst, wer überhaupt der richtige Partner ist, hilft dir „Baukasten, Freelancer oder Agentur?“ weiter.
Fazit
Ein Satz Kernnutzen, eine konkrete Zielgruppe, drei bis fünf Abläufe, eine Liste des Vorhandenen, ein Budget-Rahmen, eine Streichliste, Entscheider und Termin – mehr braucht ein gutes Erstgespräch nicht. Wenn du deine Notizen beisammen hast, erzähl uns gern davon: Das Erstgespräch ist kostenlos, wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – und wenn dein Vorhaben (noch) keine individuelle Entwicklung braucht, sagen wir dir auch das.