Die Ausgangslage
Im IT-Service liegt zwischen der geleisteten Arbeit und der bezahlten Rechnung eine erstaunlich lange Strecke. Der Techniker fährt raus, arbeitet vor Ort, notiert Zeiten auf einem Zettel. Abends landet der Zettel im Büro, wird abgetippt, ergänzt, geprüft. Kommt eine Angabe unklar zurück, folgt eine Rückfrage – und aus Tagen werden Wochen.
Jeder Schritt in dieser Kette ist eine Stelle, an der Information verloren geht oder Zeit liegen bleibt. Und weil erst am Ende die Rechnung steht, verschiebt jede Verzögerung auch den Zahlungseingang. Um genau diese Abläufe zu verbessern, haben wir diese App entwickelt.
Unsere Lösung
Die App erfasst den Einsatz dort, wo er stattfindet, statt ihn später aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Der Einsatz wird per GPS aufgezeichnet – wo und wie lange. Am Ende unterschreibt der Kunde direkt auf dem Tablet oder dem iPhone. Aus dem erfassten Einsatz und dieser Unterschrift entsteht die Rechnung, die automatisch versendet wird.
Der Aufwand steckt weniger in der Oberfläche als in der Sorgfalt dahinter. Eine Unterschrift ist nur so viel wert wie das, was über ihr steht: Erfasste Zeit, geleistete Arbeit und Rechnungsposten müssen zweifelsfrei zusammenhängen, sonst wird aus der Automatik eine Diskussionsgrundlage. Ebenso wichtig war die Frage, wo entschieden wird. Die Rechnungserzeugung gehört auf den Server, nicht auf ein Gerät, das jemand in der Hand hält – dafür laufen Cloud Functions, während Firestore und Realtime Database die Daten halten und Cloud Storage Fotos und Unterschriften aufbewahrt. Gebaut ist die App mit Flutter, sodass eine Codebasis für Tablet und Telefon genügt.
Das Ergebnis
Der Weg vom Einsatz zur Rechnung läuft ohne Papier: Der Techniker verlässt den Kunden mit einem abgeschlossenen, unterschriebenen Vorgang, und die Rechnung geht daraus hervor, ohne dass sie jemand abtippt. Der Stundenzettel, der abends im Auto liegen bleibt, kommt in diesem Ablauf nicht mehr vor.
Auftragsübersicht, Zeiterfassung und Fotodokumentation sind bis heute die Themen, über die wir mit Handwerks- und Servicebetrieben sprechen. Wann sich eine eigene App dafür rechnet – und wann eben nicht –, ordnen wir in „App für Handwerksbetriebe – lohnt sich das?“ ein.