Stell dir eine Nachtschicht im Gewerbegebiet vor: drei Objekte, ein Fahrzeug, die Kontrollpunkte auf einem laminierten Blatt im Handschuhfach. Eine Nebentür steht offen, auf einem Hof liegt Glas – beides landet auf der Rückseite des Blatts.
Mittags fragt der Auftraggeber, wann der Hof zuletzt kontrolliert wurde. Jemand sucht den Zettel und ruft den Kollegen im Feierabend an. Der Engpass liegt nicht im Rundgang, sondern auf dem Weg vom Objekt ins Büro.
Der ehrliche Kern: Nachweise ohne Rückfragen
Eine App geht keinen Rundgang und schreckt niemanden ab. Sie kann festhalten, was wann passiert ist – dort, wo es passiert. Drei Effekte, an denen sich das Projekt messen lassen muss:
- keine Nacherfassung im Büro – was am Kontrollpunkt erfasst wurde, wird nicht abgetippt,
- Auskunft ohne Anruf – „wann war jemand dort?“ ist am Bildschirm beantwortet,
- vollständige Vorfälle statt Stichworte – Zeitpunkt, Objekt, Foto und Beschreibung in einem Zug.
Ändert sich daran nichts, rechnet sich das Projekt nicht. Das gehört vor jedes Angebot, auch vor unseres.
Was so eine App im Alltag übernimmt
Rundgang mit Kontrollpunkten. Am Punkt hängt ein Aufkleber mit Code, das Gerät liest ihn, der Eintrag entsteht mit Zeitstempel. Code statt Standort ist bewusst gewählt: Im Treppenhaus und in der Tiefgarage ist Satellitenempfang oft unzuverlässig, und ohne Standortzugriff gibt es weniger zu erklären. Ob QR oder NFC passt, hängt an deinen Geräten.
Vorfall melden. Foto, Zeitpunkt, Objekt, Kategorie, ein Satz Beschreibung. Halte die Pflichtfelder knapp – jedes zusätzliche Feld muss im Dienst ausgefüllt werden.
Schichtübergabe mit offenen Punkten. Erledigte Rundgänge, offene Punkte, Hinweise zum Objekt – in der App, nicht im Gedächtnis. Was offen ist, läuft mit, bis jemand es abschließt.
Nachweis je Objekt. Ein Bericht pro Objekt und Zeitraum als PDF für den Auftraggeber. Welche Angaben hineingehören, gibt dein Auftrag vor oder deine Rechtsberatung – wir bauen die Felder, die du vorgibst, und bewerten nicht, was ein Bericht aussagt. Dieselbe Mechanik steckt in „App für Gebäudereinigung“.
Alarmkette. Wer wird bei welcher Kategorie informiert, wer danach, wenn niemand quittiert. Ein Ersatz für den Anruf ist das nicht: Push hängt an Netz, Akku und Geräteeinstellungen. Im Ernstfall bleibt das Telefon der Weg.
Ohne Netz muss es trotzdem gehen
Tiefgarage, Lagerhalle, Keller: Ausgerechnet dort, wo erfasst wird, ist Netzempfang nicht selbstverständlich – dann entsteht statt eines Eintrags eine Lücke. Welche Stufe von „offline“ nötig ist, steht in „Offline-Apps und Sync“ – für Rundgang und Vorfall kann die einfachste reichen, weil unterwegs nur Neues entsteht. Aufwand machen dabei die Fotos, dazu Fotos und Medien in Apps.
Rechne den Hebel mit deinen Zahlen
Angenommen, du hättest zwölf Objekte im Nachtdienst, und pro Objekt fielen täglich acht Minuten für Abtippen und Nachfragen an – das wären bei 300 Einsatztagen rund 480 Stunden im Jahr. Setz deine eigenen Zahlen ein.
Frag zuerst, was du schon hast
Bevor jemand ein Konzept schreibt, gehört eine Runde mit dem Anbieter deiner Einsatzplanungs- oder Wachbuchsoftware geführt. Was dieses Produkt kann, sagen wir nicht – das beantwortet nur der Anbieter. Zwei Fragen dorthin:
- Gibt es ein Modul für Rundgang und Vorfallmeldung, das deine Lizenz schon enthält?
- Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle, und was kostet die Freischaltung?
Lautet eine Antwort ja, brauchst du uns dafür nicht. Und ohne Brücke zu dem System, in dem geplant und abgerechnet wird, verschiebt eine App die Doppelerfassung nur.
Zwei Sorten Daten, die vorher geklärt werden
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung: Er nennt zwei Punkte, die vor die Entwicklung gehören, und bewertet sie nicht.
Die erste: Vorfallmeldungen können Daten Dritter enthalten – Personen auf Fotos, Kennzeichen, beschriebenes Verhalten. Wer sie sehen darf, wie lange sie gespeichert bleiben und was davon in den Bericht kommt, entscheidest du mit deiner Datenschutzberatung, bevor entwickelt wird: Die Antwort prägt Rollen, Sichtbarkeiten und Löschfristen.
Die zweite: Rundgangsdaten betreffen deine Beschäftigten – wann wer an welchem Punkt war, lässt sich auch als Leistungsbild lesen. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nennt – „soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht“ – ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ (Stand 2026, Wortlaut nach gesetze-im-internet.de). Ob das für dein Vorhaben greift, beurteilen wir nicht – das gehört zu Anwalt, Datenschutzbeauftragtem und, wo es einen gibt, Betriebsrat.
Technisch bauen wir sparsam: Ereignis statt Dauerspur, keine Ortung im Hintergrund, Auswertung je Objekt statt je Person. Wie sich das im Datenmodell niederschlägt, steht in „DSGVO in Apps“.
Die Hürde heißt Gerät
Auf Firmengeräten ist die Einrichtung planbar; auf Privatgeräten kommen die Absprache mit den Beschäftigten, die Trennung von privat und dienstlich und jeder Gerätewechsel dazu. Öffentlich im Store stehen muss eine interne App nicht (Stand 2026) – die Wege dafür stehen in „Mitarbeiter-App ohne App Store verteilen“. Wer zweimal im Jahr einen Nachweis ansieht, braucht keine App, sondern einen Web-Zugang.
Was so ein Projekt kostet
Unsere Starter-App zum Festpreis von 9.900 € netto passt hier nicht: ohne Login, ohne eigenen Server – Übergabe und Objektbericht brauchen beides. Aus unserer Preisliste:
- Basis – Konzeption, UI, Setup, Qualitätssicherung, Store-Release: 11.000–18.000 €
- Cross-Platform, iOS und Android aus einer Codebasis: 7.500–12.000 €
- Individuelles Design: 4.500–9.000 € – systemnah kostet 0 €
- E-Mail-Login mit Passwort-Reset und Profil: 3.000–5.000 €
- Firebase oder Supabase als Backend: 4.500–9.000 €
- Kamera und Medien-Upload für Vorfallfotos: 3.000–6.000 €
- Push-Benachrichtigungen für die Alarmkette: 2.000–3.000 €
- Offline-Modus mit Synchronisation: 6.000–10.500 € – hier nicht optional
Macht rund 42.000–73.000 € und nach der Formel unseres Rechners 12 bis 21 Wochen. Je nach Zuschnitt dazu: Web-Dashboard fürs Büro 6.000–11.000 €, Schnittstelle zum vorhandenen System 4.500–9.000 €. Dazu der Betrieb: als Faustregel 15–20 % der Projektsumme pro Jahr, bei uns Wartungspakete ab 150 € netto im Monat. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen.
Fazit
Der planbare Nutzen liegt auf dem Weg vom Objekt ins Büro: Rundgang per Code, Vorfall mit Foto und Zeitpunkt, Übergabe mit offenen Punkten, Nachweis je Objekt. Offline gehört dazu – und die beiden Datenfragen werden vorher geklärt.
Beim Sortieren hilft die Vorbereitungs-Checkliste. Erzähl uns im kostenlosen Erstgespräch, wie viele Objekte du betreust und wie der Nachweis heute zum Auftraggeber kommt. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet: Frag zuerst deinen Systemanbieter.