Erntewoche, halb sieben am Abend: Nimm an, ein Fahrer legt den Zettel auf die Ablage – drei Zeilen, die Fläche abgekürzt, die Uhrzeit fehlt.
Wochen später käme die Rückfrage vom Kunden: Warum steht diese Hektarzahl auf der Rechnung? Die Antwort steckte dann in einem Kopf, einem Handyfoto und einem Stundenzettel. Das ist kein Kundenfall, sondern ein angenommenes Muster – der Engpass sitzt nicht in der Maschine, sondern in der Erfassung.
Der ehrliche Kern: erfassen, wo gearbeitet wird
Eine App macht deine Maschinen nicht schneller. Ihr Anspruch ist kleiner, dafür messbar: Was auf dem Feld passiert, wird dort erfasst und wandert ohne Zwischenstation in die Abrechnung. Drei Effekte, an denen sich das Projekt beweisen muss:
- weniger Rückfragen zur Rechnung – weil Menge, Zeit, Maschine und Fahrer am Auftrag hängen, statt rekonstruiert zu werden,
- weniger Abtippen im Büro,
- kürzere Zeit bis zur Rechnung – weil das Büro nicht auf eingesammeltes Papier wartet.
Ändert sich daran nichts, rechnet sich die App nicht – das gehört vor jedes Angebot, auch vor unseres.
Was so eine App im Alltag übernimmt
Auftrag je Kunde und Vorgang. Kunde, Vorgang, Fläche oder Schlagbezeichnung, vereinbarter Satz, Bemerkung. Alles Weitere hängt an dieser Zeile.
Erfassen auf dem Feld. Menge, Stunden, Maschine, Fahrer. Entscheidend ist die Bedienung: große Flächen zum Antippen, Werte als Auswahl statt Tipparbeit. Was mit Handschuhen nicht in wenigen Sekunden geht, taugt fürs Führerhaus nicht.
Foto bei Besonderheiten. Fahrspur, nasse Stelle, Hindernis, Schaden am Feldrand: ein Bild am Auftrag, mit Zeitpunkt. Fotos brauchen Speicher, Übertragung und ein Löschkonzept, mehr dazu in „Fotos in Apps“.
Maschinenstunden und Betankung. Zählerstand bei Beginn und Ende, getankte Liter – klein gebaut, Grundlage für die Nachkalkulation.
Nachweis für den Kunden als PDF. Datum, Vorgang, Menge, Zeit, Maschine, Fotos: ein Dokument je Auftrag oder Saison, das mit der Rechnung geht.
Auftragsstatus fürs Büro. Offen, unterwegs, erledigt, abrechnungsbereit – vier Zustände gegen den Anruf „bist du da schon durch?“. Die Mechanik kennst du aus „App für Speditionen“.
Offline ist keine Option, sondern die Grundlage
Auf dem Feld ist Netz nicht zugesagt. Eine App, die ohne Verbindung eine halb erfasste Fuhre verliert, macht genau die Arbeit doppelt, die sie sparen soll. Offline gehört in die erste Version.
Die teuerste Stufe braucht es nicht immer: Werden Aufträge morgens geladen und entstehen unterwegs nur neue Einträge, genügt eine Warteschlange – sie legt an und ändert nichts, deshalb streiten zwei Geräte nicht um denselben Datensatz. Wann es die volle Synchronisation braucht, steht in „Offline-Apps“.
Rechne den Hebel mit deinen Zahlen
Nur ein Muster zum Anpassen: Angenommen, du hättest in der Saison 250 Aufträge, und je Auftrag gingen zwölf Minuten für Entziffern, Nachfragen und Eintippen drauf: Das wären 50 Stunden Büroarbeit. Setz deine eigenen Zahlen ein – diese Rechnung sollte entscheiden, nicht unsere.
Frag zuerst deinen Systemanbieter
Der Abschnitt, der gegen unseren Umsatz spricht: Vor jedem Konzept gehört eine Runde mit dem Anbieter deiner vorhandenen Software geführt. Was ein solches Produkt kann, beantwortet nur sein Anbieter, nicht wir. Drei Fragen dorthin:
- Gibt es ein mobiles Modul, das deine Lizenz schon enthält?
- Lässt sich daraus ein Nachweis je Auftrag erzeugen?
- Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle, und was kostet die Freischaltung?
Lautet eine Antwort ja, brauchst du uns dafür nicht – eine App, die nachbaut, wofür du schon zahlst, ist meist der teurere Weg zum gleichen Ergebnis. Bleibt eine Lücke, ist die nächste Frage, woher Kundenstamm, Flächen und Sätze kommen – dazu „Daten aus Alt-Systemen übernehmen“.
Was diese App nicht ist
Sie ist Abrechnungs- und Nachweisgrundlage gegenüber deinem Kunden und ersetzt keine Aufzeichnung, die für dich vorgeschrieben ist. Ob und was du führen und wie lange aufbewahren musst, ist eine Rechtsfrage, die wir nicht beantworten: Auskunft geben je nach Bundesland eine staatliche Landwirtschaftsverwaltung – in Bayern die Ämter für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten – oder eine Landwirtschaftskammer, die es nicht in jedem Bundesland gibt (Stand 2026). Die Bewertung deines Falls gehört dorthin, zu deinem Steuerberater oder Anwalt.
Fahrerdaten vorher klären
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. So eine App hält fest, wer wann wo welche Maschine gefahren hat: Beschäftigtendaten. Zweck, Felder, Sichtbarkeit und Löschfristen gehören vor die Entwicklung, weil sie das Datenmodell prägen; bewerten müssen das dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter und, wo es einen gibt, der Betriebsrat.
Unsere Empfehlung ist die datensparsame: wenige Felder, Standort höchstens als Punkt beim Ereignis statt als laufende Spur, Fotos vom Feld statt von Personen, je Feld eine Löschfrist. Was davon technisch zu bauen ist, steht in „DSGVO in Apps“.
Die Hürde heißt Gerät
Firmengerät oder privates Handy der Saisonkraft? Auf Firmengeräten ist die Einrichtung planbar, auf Privatgeräten kommen Zustimmung und Gerätewechsel dazu. Eine App für die eigene Belegschaft muss dafür nicht öffentlich in die Stores, die Wege dorthin stehen in „ohne App Store verteilen“.
Was so ein Projekt kostet
Unsere Starter-App zum Festpreis von 9.900 € netto passt hier nicht: ohne Login, ohne eigenen Server – Feld und Büro müssen aber dieselben Daten sehen. Eine Zusammenstellung aus unserer Preisliste sähe so aus:
- Basis (Konzeption, UI, Setup, Qualitätssicherung, Store-Release): 11.000–18.000 €
- Cross-Platform für iOS und Android: 7.500–12.000 €
- Individuelles Design: 4.500–9.000 € (solide und systemnah: 0 €)
- E-Mail-Login mit Profil: 3.000–5.000 €
- Firebase oder Supabase als Backend: 4.500–9.000 €
- Kamera und Medien-Upload: 3.000–6.000 €
- Offline-Modus mit Synchronisation: 6.000–10.500 €
Macht rund 40.000–70.000 € und nach der Formel hinter unserem Rechner 12 bis 20 Wochen; Auftragslogik und Nachweis-PDF lägen dabei im Basis- und Backend-Anteil.
Je nach Zuschnitt dazu: Web-Dashboard fürs Büro 6.000–11.000 €, Schnittstelle zur Abrechnungssoftware 4.500–9.000 €, Karten und Standort 4.000–7.000 €. Alle drei zusammen ergäben rund 54.000–97.000 € und 16 bis 28 Wochen.
Dazu der Betrieb: als Faustregel 15–20 % der Projektsumme pro Jahr, Wartungspakete ab 150 € netto im Monat. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen.
Fazit
Der planbare Nutzen liegt zwischen Feld und Rechnung: Mengen und Stunden dort erfasst, wo sie anfallen, daraus Nachweis und Status fürs Büro. Offline gehört dazu, oft nur als Warteschlange.
Beim Sortieren hilft die Vorbereitungs-Checkliste. Erzähl uns im kostenlosen Erstgespräch, wie viele Fahrer und Maschinen im Einsatz sind und wie die Stunden heute ins Büro kommen. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet: Frag zuerst deinen Systemanbieter.